哒咔电力行业解决方案:移动办公更高效

作者:哒咔办公  2017年05月26日

哒咔办公根据互联网电力行业的特点,为其设计了以下使用方式。(1)定位打卡,随时记录工作点滴。(2)打卡记录,为报销提供有力凭证。(3)同一管理平台,随时统一管理。(4)手机审批,让移动办公更高效。除此之外,哒咔办公的手机端和管理后台支持按时间展现审批过程,审批相关信息一目了然,大大提高工作效率,让办公更高效。

背景导入

电力工业是国民经济发展中最重要的基础能源产业,与国家经济、社会发展以及人民生活息息相关。

国网新疆电力公司昌吉供电公司(简称:昌吉电业局)成立于1984年,是国网新疆电力公司直属的地州级大二类供电企业。昌吉地区电网作为新疆主电网的重要组织部分,分别与乌鲁木齐电网、玛纳斯电厂、红雁池二电厂、石河子地区电网连接。全网承担着昌吉州2市、5县和兵团农六师9个团场的供电任务,营业直销面积约6.59万平方公里,各类电力客户41.99万户,售电量46.52亿千瓦时。

为了保证安全、稳定、充足的供电,外出办公的维护技术人员逐年增多,考勤管理越来越复杂繁琐,报销费用也随之增多,对企业的费用报销管理无疑是一种考验。

为了应对这种考验,管理者着重在管理方式上做改变——使用移动办公解决方案

公司概况

目前,昌吉电业局拥有220千伏变电站13座418.45万千伏安,线路53条1649千米;110千伏变电站47座330.4万千伏安,线路98条2041千米;35千伏变电站93座117.15万千伏安,线路136条1973千米;10千伏及低压线路约3.1万千米。基本能够实现全年安全无故障运行。

昌吉电业局共有职工3043人,下设14个职能部门,7个业务支撑及实施机构,8个县市供电公司和1个集体企业(新疆大明德电力有限公司)。

管理挑战

1)外勤用工比重大,每天工作事项繁杂琐碎

昌吉电业局负责外部巡视、检修、抢修、缺陷处理等维护技术的有5个部门:输电运检室、配电运检室、变电运维室、变电检修室、大明德公司检修部,员工约600人,占总数20%。这些员工经常需要前往昌吉各地区进行供电设备的抢修检修工作。

传统的手工记录方式不仅麻烦,而且容易出错。再加上外出员工每天工作事项记录分散、凌乱,每到月末核对会出现遗忘事项,填写报销摘要时难以说明清楚事由。

2)维护技术员工频繁外出,费用报销难以控制

昌吉电业局负责地区、线路比较多,每天都存在大量维护技术员工外出作业。每到月末,外出的维护技术员工都会整理出各类发票进行报销,财务资产部员工无法对提供的发票的真实性进行审核。

现在企业不断发展壮大,外出人员不断增多,导致费用报销逐年增长,费用报销难以把控,财务资产部压力增大。

3)统一管理不够便捷,时效性不足

昌吉电业局的报销需要和外出记录挂钩,经常外出的有5个部门,每个部门有1个总负责人,各个部门下设7-10个小组,每个小组1个小组长。每月小组长负责手工记录员工外出办公情况,月末再统一整理汇总给部门总负责人。

全电业局统一管理不够便捷,领导无法随时掌握外勤情况,每月处理出勤与报销事项就需要花一周的时间,有时甚至影响其他工作。

4)流程审批迟缓,影响工作效率

昌吉电业局员工提交报销单需要领导签字审批,但是领导有时在外出差,没有办法第一时间完成审批;领导出差回来又得去催促领导,一拖再拖现象一直存在。

这种流程审批迟缓现象,不仅影响员工的工作效率,还影响员工的工作积极性。

解决方案

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为了解决以上问题,财务资产部负责人张女士了解到上市公司久其软件旗下的移动办公产品——哒咔办公,并于2016年5月投入使用。哒咔办公根据互联网电力行业的特点,为其设计了以下使用方式。

1)定位打卡,随时记录工作点滴

哒咔办公为昌吉电业局维护技术员工提供“自由打卡”考勤规则,所有员工可以随时随地进行定位打卡。主管可以实时查看所管员工出勤状态。

另外,哒咔办公工作日志模块,便于所有员工记录工作情况。月末再回看,能够直观地、清楚地了解自己一个月都做了什么工作,解决了哪些路段问题,还有哪些没有解决的。

2)打卡记录,为报销提供有力凭证

使用哒咔办公,一人对应一个手机账号,所有员工通过手机定位打卡,记录当时工作的地点和时间。每到月末,各部门负责人统一导出打卡记录,员工提供的发票必须与打卡记录对应上才能提交财务资产部走报销流程。报销流程走到财务资产部,如发现票据有问题还可以在哒咔办公管理后台进行再次核对,有效把控费用报销问题。

3)同一管理平台,随时统一管理

哒咔办公提供一个总的管理后台,并且可以在后台设置不同的管理权限。只要员工外出有打卡记录,管理员便可立即查询到。另外,还可以按照时间、部门一键导出报表,有效缩短报销时间,又实现了全电业局统一管理模式。

4)手机审批,让移动办公更高效

哒咔办公为企业设计了简便的手机审批功能,包括请假、加班、出差、报销、促销等在内的流程审批都可以在手机上完成。员工所提交的单据自动推送到领导手机上,领导打开手机便可做审批。

除此之外,哒咔办公的手机端和管理后台支持按时间展现审批过程,审批相关信息一目了然,大大提高工作效率,让办公更高效。

使用效果

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在“哒咔产品满意度调查问卷”上,张女士反应:

  • 使用哒咔办公有效降低了单位管理的人财物投入。
  • 考勤核算的工作效率和准确率提升大幅度提升。
  • 软件操作简单易上手,非常愿意向朋友或者同行推荐哒咔办公。