哒咔办公事业单位解决方案:宽严相济的考勤管理艺术

作者:哒咔办公  2016年09月26日

为积极响应国家政策,提升自身管理水平,中国科协信息中心从2014年3月开始全员工使用上市公司久其软件旗下的移动办公产品——哒咔办公。相比传统考勤机器,哒咔办公基于SaaS平台,采用阿里云服务器,简单易部署,成本也更低。

背景导入

市场研究机构IDC数据显示,2015年到2018年,全球云计算服务市场平均每年将增长26%,而我国年复合增长率将接近45%。中国云计算市场高速发展,政府政策是重要驱动力之一。作为互联网变革的重要力量,云计算一直受到政府相关部门的高度重视,并被提到国家战略层面。近年来,《国务院关于促进云计算创新发展培育信息产业新业态的意见》、《云计算综合标准化体系建设指南》等产业相关文件相继出台。

在产业政策的驱动下,国家机关和部门对云计算的需求也越来越强烈,一方面是使用信息化手段精简流程、优化服务,另一方面是如何进一步提升内部管理效能。  

公司概况

中国科协-哒咔考勤管理软件

中国科学技术协会于1958年成立,是中国科学技术工作者的群众组织。

中国科协信息中心是中国科学技术协会直属事业单位。其宗旨和业务范围是:承担中国科协计算机网络平台的规划、建设和维护;建设中国科协信息化体系,承担科协系统信息资料数据库的建设和维护;开展信息业务培训与咨询;承担机关信息化建设和科普网络建设职责;为科协工作和社会提供信息服务等。

中国科协信息中心内设机构6个:办公室、综合业务处、信息处、网络技术处、应用项目处和影像档案处。

管理挑战

1)员工没有签到习惯

中国科协信息中心成立于1992年,在此后的20年里没有实行过签到,员工对于上下班打卡接受度不高。2014年初,科协信息中心调研了其它一些单位的考勤制度,发现大部分使用指纹机或人脸识别系统,不但成本较高,还需要布线施工、工程量很大。

2)智能手机普及度低

科协信息中心部分员工年纪较大,平时不使用智能手机。手机考勤app推广起来有一定难度。

3)工作时制不一

特殊情况员工,如处于哺乳期的女性员工,依照《劳动法》使用弹性工作制,每天工作时间满足6小时即可,无需坐班。这部分员工的考勤记录比较琐碎,容易出现错误。

解决方案

解决方案-哒咔考勤管理软件

为积极响应国家政策,提升自身管理水平,中国科协信息中心从2014年3月开始全员工使用上市公司久其软件旗下的移动办公产品——哒咔办公。相比传统考勤机器,哒咔办公基于SaaS平台,采用阿里云服务器,简单易部署,成本也更低。

1)两种打卡方式

刚开始使用时,由于部分员工没有配备智能手机,哒咔办公团队研发了一款利用NFC功能进行刷卡的应用——“哒咔考勤机”­­——并将其内置于移动平板设备,员工只需用员工卡靠近平板设备即可打卡。而使用智能手机的员工只要下载“哒咔办公”app即可一键签到,更加便捷。

“哒咔考勤机”和哒咔办公app使用统一管理后台,两种方式结合可满足不同年龄段员工需求。

随着智能手机的普及,现在科协信息中心绝大多数员工都更倾向于使用手机签到,只有在手机故障或者忘带的情况下才使用“哒咔考勤机”。

2)宽严并济

科协信息中心的大部分员工正常坐班,而处于哺乳期或其它特殊情况的员工则使用弹性工作制。管理者可以在哒咔办公后台把员工分组,自行设置。

对于坐班制员工,上班时间设置为周一到周五的8:00-17:00。对于小部分员工的弹性工作规则,需设置员工必须在岗的“核心工作时间”,用于同事间的沟通协作;以及可以自主选择的“弹性工作时间”,根据自己的需求安排工作、选择上下班时间,每天达到要求的工作时长就算全勤。坐班制与弹性工作制并行,既严肃出勤纪律、保证工作效率,又最大限度体现了单位对员工的关怀。

在日常的考勤记录中,哒咔办公app的员工账号与手机号绑定,杜绝代打卡。而哒咔考勤机设于办公室主任的办公室里,也避免了员工间帮忙刷卡作弊。另外,员工的加班、请假、出差都在手机端申请,主管也可在手机端审批,月末考勤报表一目了然。

在精准记录考勤的同时,哒咔办公也提供人性化的管理需求。根据科协信息中心的后台设置,只要员工处于距办公楼方圆500米之内的区域即可签到成功,无需一定要到达工位才能打卡。另外,管理者还可根据员工的工作年限和表现设置福利假期。

使用效果

“我们原来没有打过卡,使用哒咔办公后,有种一步迈进共产主义的感觉,还比传统考勤机省了几万块钱”,中国科协信息中心的李先生半开玩笑的说, “哒咔办公系统很稳定,新的需求也能很好地满足,考勤也非常人性化,员工接受起来很容易。我们会一直使用下去。”